Uma grande distribuidora farmacêutica recebe um fluxo constante de pedidos de farmácias, representantes de vendas e clientes. Muitos chegam como folhas manuscritas, fotos, recibos, mensagens ou documentos.
As equipes de operações precisavam interpretar cada pedido, encontrar os registros corretos de produto e cliente e inserir manualmente cada quantidade no sistema interno da empresa. Na escala da distribuição, esse trabalho repetitivo tornou-se um gargalo caro, sujeito a erros de transcrição, filas de processamento e pedidos perdidos.
O desafio
O sistema não era o problema
A distribuidora já tinha um sistema de estoque e gestão de pedidos. O problema era inserir nele os pedidos de venda do mundo real.
Um funcionário podia receber um pedido manuscrito, analisar a caligrafia, identificar cada produto farmacêutico, determinar a quantidade, procurar o item correto no estoque e criar manualmente o pedido de venda. Em centenas ou milhares de linhas de pedidos, funcionários qualificados gastavam tempo transferindo informações de um formato para outro.
Caligrafias difíceis exigiam verificações adicionais, os pedidos aguardavam em filas durante períodos movimentados e um pedido ignorado podia representar uma receita que nunca seria processada.
O fluxo de trabalho
IA inserida no processo existente
Quando um pedido chega, o agente converte o documento ou a imagem não estruturada em dados estruturados e os compara com produtos, formatos de embalagem, SKUs e registros de estoque em tempo real.
Supervisão humana
O objetivo não era retirar as pessoas do processo, mas liberá-las da parte repetitiva.
Correspondências de produto e quantidade com alta confiança continuam automaticamente. Se a caligrafia estiver confusa, vários produtos puderem corresponder, os dados do estoque estiverem em conflito ou uma regra de negócio for acionada, o agente envia apenas essa exceção a um funcionário.
O funcionário confirma ou corrige o resultado e a transação continua. As equipes de operações supervisionam a pequena parte dos pedidos em que o julgamento humano agrega valor, em vez de inserir cada pedido manualmente.
O que mudou
Operações mais rápidas sem interromper o negócio
O resultado
Todo pedido válido se torna um registro no sistema
Os pedidos são processados em segundos. Documentos manuscritos tornam-se registros de vendas estruturados. O estoque é verificado durante o fluxo de trabalho. As pessoas só intervêm quando a IA precisa de ajuda, e os sistemas atuais da distribuidora permanecem em uso.
Esta não é outra ferramenta de IA que os funcionários precisam operar. É uma camada de operações com IA que executa silenciosamente o trabalho repetitivo entre os pedidos recebidos e os sistemas nos quais a empresa já confia.
Coloque seus fluxos manuais no piloto automático
Conecte agentes de IA às ferramentas que sua equipe já usa, sem substituir sistemas nem mudar a forma como os clientes trabalham.
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