返回案例研究

医药分销 · 案例研究

手写销售订单数秒录入库存系统

一家大型医药分销商如何在保留现有库存系统和客户工作流程的同时,实现人工订单录入自动化。

准备由 AI 处理的手写医药销售订单

一家大型医药分销商不断收到来自药房、销售代表和客户的订单。其中很多以手写单据、照片、收据、消息或文档的形式送达。

运营团队必须理解每份订单,找到正确的产品和客户记录,再将每个数量手动输入公司的内部系统。在大规模分销业务中,这项重复工作成为高成本瓶颈,并存在转录错误、处理排队和订单遗漏的风险。

挑战

问题不在系统

分销商已经拥有库存和订单管理系统。问题在于如何把现实中的销售订单录入系统。

员工可能要接收手写订单、辨认字迹、识别每种药品、确定数量、查找正确的库存项目,再手动创建销售订单。面对成百上千条订单明细,熟练员工的大量时间都花在将信息从一种格式搬到另一种格式上。

难以辨认的字迹需要额外核查,繁忙时订单会排队,而一份被忽略的订单就可能意味着从未处理的收入。

工作流程

将 AI 嵌入现有流程

01手写订单
02AI 智能体
03库存验证
04必要时审核
05创建销售订单

订单到达后,智能体将非结构化文档或图片转换为结构化订单数据,再与已知产品、包装规格、SKU 和实时库存记录进行比较。

客户
药品
SKU 或库存项目
单位和所需数量
订单参考编号

人工参与审核

目标不是把人移出流程,而是让人摆脱流程中的重复环节。

高置信度的产品和数量匹配会自动继续处理。如果字迹不清、可能匹配多个产品、库存数据冲突或触发业务规则,智能体只会将该异常发送给员工。

员工确认或更正结果后,交易继续进行。运营团队只需监督少量需要人工判断的订单,无需手动输入每一份订单。

改变

不中断业务,运营更快速

数秒内录入销售订单
将手写内容转换为可用运营数据
提交前根据库存核对产品
人工只审核异常,而非每笔交易
减少错失收入的机会
无需更换系统即可降低运营成本

成果

每份有效订单都成为系统记录

订单在数秒内完成处理。手写文档成为结构化销售记录。库存检查已纳入工作流程。只有 AI 需要帮助时人工才会介入,分销商的现有系统保持不变。

这不是又一个需要员工操作的 AI 工具,而是一个 AI 运营层,在收到的客户订单与公司信赖的现有系统之间,安静地完成重复工作。

让手动工作流程自动运行

将 AI 智能体连接到团队已经使用的工具,无需更换系统,也无需改变客户的工作方式。

联系我们